Project Management for Administrative Support Optimization in Leisure Department
De opdracht betreft het leiden en doorlopen van het traject van de optimalisatie van de administratieve ondersteuning ten behoeve van de afdeling vrije tijd. De gemeente wil de administratieve ondersteuning binnen de koepel Vrije Tijd grondig herorganiseren. Vandaag zijn de administratieve taken versnipperd over versch…
Source ID: BE-EPROC-ae22dcea-60a2-411b-8c8c-c7609fe5c74c
Scope overview
De opdracht betreft het leiden en doorlopen van het traject van de optimalisatie van de administratieve ondersteuning ten behoeve van de afdeling vrije tijd. De gemeente wil de administratieve ondersteuning binnen de koepel Vrije Tijd grondig herorganiseren. Vandaag zijn de administratieve taken versnipperd over verschillende diensten (cultuur, sport, jeugd, evenementen, …) en locaties.
Dat leidt tot uiteenlopende werkwijzen, beperkte kennisdeling, inefficiënt gebruik van capaciteit en weinig gestroomlijnde processen. Met de geplande centralisatie van de administratieve diensten in het vernieuwde gemeentehuis (opening september 2026) ontstaat het momentum om deze werking te versterken en te uniformiseren.
De externe projectmanager krijgt daarom de opdracht om een eengemaakte administratieve pool uit te werken voor alle vrijetijdsdiensten, inclusief een duidelijke taakverdeling, uniforme en geoptimaliseerde processen, en een helder kader voor samenwerking en aanwezigheid in het nieuwe gebouw.
Daarbij hoort ook het inventariseren van de administratieve taken binnen de bibliotheek (voor zover relevant voor Vrije Tijd) en in de overige gebouwen waar dienstverlening plaatsvindt, inclusief taken uit concessieovereenkomsten met externen. Het project omvat eveneens het formuleren van aanbevelingen voor aanpassingen aan retributie‑ en andere reglementen, wanneer procesoptimalisaties hierop impact hebben.
Daarnaast wordt van de projectmanager verwacht om de diensten mee te nemen in het verandertraject en de nieuwe werking te verankeren na de verhuis (change management en nazorg). De opdracht loopt zeven maanden, met een werkritme van 2 dagen per week (behalve in juli–augustus, waar dit wordt teruggebracht tot 1 dag per week). Deze overeenkomst wordt intiuitu personae aangegaan.
De inschrijver stelt bijgevolg ook slechts één persoon voor om de dienstverlening uit te voeren, dewelke niet vervangen kan worden gedurende de looptijd van de overeenkomst.
Buyer & contacts
Documents
Tags & Signals
Similar tenders
Government Procurement Tender Announcement from Panama
A public procurement tender has been announced by a government department in Panama. The tender is currently active and open for participation. The purchasing unit responsible for this procurement process is the Department of Purchases.
Specialized Professional Services for Internal Control Office Audits and Financial Reporting
The National Pedagogical University requires specialized professional services to support its Internal Control Office. The services include conducting audits, monitoring activities, and preparing legal accounting and financial reports to fulfill the office's mission. These activities will help implement the office's action plan and ensure compliance with institutional requirements.
Legal Support Professional Services Contract for Medellín Mobility Secretariat
The ITM University Institution will provide independent contractor services for legal support professional management. This work supports the implementation of Interadministrative Contract No. 4600090182 of 2021 between the Municipality of Medellín's Mobility Secretariat and ITM. The contractor operates independently without employment relationship, assuming their own risk.
Keep reading for free. Pay only when you need workspace actions.
This record stays public. Upgrade only when you want alerts, exports, OCR packs, and autopilot workflows inside the private workspace.
Disclaimer: IndexBox Tenders does not issue, announce, or publish this tender. This information is aggregated from publicly available sources and is provided for informational purposes only. IndexBox Tenders is not affiliated with, endorsed by, or acting on behalf of the tender issuer. Users should verify all information directly with the official tender source before making any decisions or taking any action.