Conference Venue and Accommodation Services for Helsinki International Policy Event
Konferenssin tapahtumatilat ja majoituspalvelut - Helsinki Ulkopoliittinen instituutti järjestää vuosittain kansainvälisen konferenssin, joka kokoaa yhteen ulko- ja turvallisuuspolitiikan asiantuntijoita, päättäjiä ja vaikuttajia Suomesta ja ulkomailta. Hankittava palvelu kattaa tapahtumaan liittyvät tilapalvelut, tarj…
Source ID: FI-HILMA-EF-40331
Estimated value
As published by the source; may be updated by the buyer.
Scope overview
Konferenssin tapahtumatilat ja majoituspalvelut - Helsinki Ulkopoliittinen instituutti järjestää vuosittain kansainvälisen konferenssin, joka kokoaa yhteen ulko- ja turvallisuuspolitiikan asiantuntijoita, päättäjiä ja vaikuttajia Suomesta ja ulkomailta. Hankittava palvelu kattaa tapahtumaan liittyvät tilapalvelut, tarjoilut ja puhujien majoituksen. Hankinta koskee vuosien 2026, 2027 ja 2028 tapahtumia.
Vuoden 2026 tapahtumasta tehdään varsinainen sopimus. Vuodet 2027 ja 2028 ovat optiovuosia, joista tehdään erillinen hankintapäätös vuosittain. Tapahtumien ajankohdat: 2026: to 1.- su 4.10.2026 2027: to 30.9. – su 3.10.2027 (optio) 2028: to 28.9.
– su 1.10.2028 (optio) Tapahtumatilojen tulee sijaita Helsingin keskustassa tai sen läheisyydessä ja olla sellaisen hotellin yhteydessä, jossa osallistujien on mahdollista majoittua konferenssin ajan. Tilojen tulee soveltua tapahtuman luonteeseen, tukien sen tunnelmaa, ohjelmarakennetta, teknistä toteutusta ja osallistujakokemusta. Kokous- ja tarjoilukäytössä olevien tilojen tulee olla tilaajan yksityiskäytössä.
Osallistujia tulee arvion mukaan olemaan yhtäaikaisesti paikalla enimmillään noin 300 henkilöä.
Tarvittavat tapahtumatilat: - Tasokas ja näyttävä yhtenäinen konferenssihuone, jossa kalustus mahdollinen cabaret-muodossa vähintään 200:lle sekä 100 lisäpaikkaa tuolirivein - Konferenssihuoneen välittömästä läheisyydestä vähintään 9 kokoushuonetta seuraavasti: - 3 salia rinnakkaistiloiksi (n.50 hlöä/tila) - 3 kokoustilaa (n.10 hlöä/tila) - 1 median työskentelytila (n.20 hlöä/tila) - 1 työskentelytila järjestäjille (n.10 hlöä) - 1 taukotila avustajille (n.10 hlöä) Lisäksi tarvitaan: - Kokoustilojen välittömässä läheisyydessä tila tauko- ja lounastarjoiluille.
Tarjoilut nautitaan mieluiten seisten. - Aulatila ilmoittautumiselle sekä mahdolliselle turvatarkastuspisteelle (läpivalaisu) - Naulakkopalvelu Tarjoiluissa tulee huomioida seuraavat: - Kokoustarjoilut nautitaan mieluiten seisten kokoustilan läheisyydessä. - Tarjoilujen tulee olla terveellisiä, tuoreita ja vastuullisesti tuotettuja, lähituotettua ruokaa painottaen. Turhaa ruokahävikkiä tulee välttää.
- Kahvia ja vettä tulee olla tarjolla osallistujille koko tapahtuman ajan (pe-su) - Suuri osa osallistujista majoittuu hotellissa, joten aamiaiselle ei ole tarvetta. Aamu- ja iltapäivän kahvitauoille kahvin oheen tarjolle jotain pientä, esim. marjapiiras tai keksejä ja hedelmiä. - Lauantain lounas ”take away”-tyyppinen, joka on nopeasti ja helposti otettavissa mukaan lounaskeskusteluun. Kyseessä voi olla esim.
ruokaisa salaattilounas. - Konferenssi päättyy sunnuntain päätöslounaaseen. - Päiväkohtaiset tarjoilumäärät liitteessä "Ulkopoliittisen instituutin konferenssin tarjouspyyntö 2026-2028" Ulkopoliittinen instituutti tarjoaa standard-luokan tai vastaavan tason majoituksen 1hh konferenssin puhujille.
Majoituskapasiteetin tarve: - torstai-perjantai 15 huonetta/yö - perjantai-lauantai 35 huonetta/yö - lauantai-sunnuntai 35 huonetta/yö Konferenssin osallistujien tarvitsema majoituskapasiteetti on noin 50–100 huonetta. Konferenssin osallistujat varaavat ja maksavat tarvitsemansa majoituksen itse oman tarpeensa ja huoneiden saatavuuden mukaisesti.
Tarjouspyyntö kokonaisuudessaan löytyy liitteestä "Ulkopoliittisen instituutin konferenssin tarjouspyyntö 2026-2028".,
Buyer & contacts
Tags & Signals
Similar tenders
Government Procurement Tender Announcement from Panama
A public procurement tender has been announced by a government department in Panama. The tender is currently active and open for participation. The purchasing unit responsible for this procurement process is the Department of Purchases.
Specialized Professional Services for Internal Control Office Audits and Financial Reporting
The National Pedagogical University requires specialized professional services to support its Internal Control Office. The services include conducting audits, monitoring activities, and preparing legal accounting and financial reports to fulfill the office's mission. These activities will help implement the office's action plan and ensure compliance with institutional requirements.
Central Administrative and Accounting Office Personnel Services
This is a draft tender notice for personnel services from the Central Administrative and Accounting Office. The procurement is currently in preliminary status and subject to further development. No specific contract details or requirements are available at this stage.
Keep reading for free. Pay only when you need workspace actions.
This record stays public. Upgrade only when you want alerts, exports, OCR packs, and autopilot workflows inside the private workspace.
Disclaimer: IndexBox Tenders does not issue, announce, or publish this tender. This information is aggregated from publicly available sources and is provided for informational purposes only. IndexBox Tenders is not affiliated with, endorsed by, or acting on behalf of the tender issuer. Users should verify all information directly with the official tender source before making any decisions or taking any action.