Framework Agreement for Bicycle Leasing Services in East Flanders

Deze opdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst voor de levering van leasefietsen en bijbehorende diensten. SOLVA treedt hierbij op als aankoopcentrale, conform artikel 2, 6°, a) en 7°, b) en artikel 47, §1 en §2 van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

De raamovereenkomst is bestemd voor personeelsleden van SOLVA, haar vennoten en deelnemende entiteiten die via SOLVA toegang kunnen verkrijgen tot fietsleasingdiensten. SOLVA organiseert en leidt de procedure als aankoopcentrale, in eigen naam en voor rekening van zichzelf en optioneel deelnemende begunstigde aanbestedende overheden (BAO’s).

Na gunning staan de afzonderlijke BAO’s zelf in voor het plaatsen van bestellingen bij de geselecteerde leverancier. SOLVA waarborgt de transparantie van de procedure en houdt toezicht, maar draagt geen verantwoordelijkheid voor de inhoud of afhandeling van individuele bestellingen door de deelnemers.

CPV-hoofdcode: 34430000 – Fietsen Plaats van levering: De levering en dienstverlening vinden plaats in de provincie Oost-Vlaanderen, met name in: Stad Aalst, gemeente Brakel, gemeente Denderleeuw, gemeente Erpe-Mere, stad Geraardsbergen, gemeente Haaltert, gemeente Herzele, gemeente Horebeke, gemeente Kluisbergen, gemeente Kruisem, gemeente Lede, gemeente Lierde, gemeente Maarkedal, stad Ninove, gemeente Oosterzele, stad Oudenaarde, stad Ronse, gemeente Sint-Lievens-Houtem, gemeente Wortegem-Petegem, stad Zottegem en gemeente Zwalm.

De raamovereenkomst: De raamovereenkomst heeft een looptijd van vier jaar, van het voorjaar 2026 tot het voorjaar 2030, zonder enige afnameverplichting. De opdracht wordt uitgevoerd door middel van bestellingen naar gelang de werkelijke behoeften, zonder verbintenis vanwege de opdrachtgever voor de af te nemen hoeveelheden. Er wordt geen minimale afname gegarandeerd.

Indicatieve omvang: De raamovereenkomst bepaalt geen vast aantal fietsen. Bestellingen worden geplaatst op basis van werkelijke behoeften. Op basis van de huidige raamovereenkomst (looptijd 29/08/2022 – 28/08/2026) kunnen we uitgaan van 10 afnemers en meer dan 500 bestellingen; onder de lopende overeenkomst heeft SOLVA samen met 9 BAO’s op d.d. 1 januari 2025 in totaal 560 bestellingen geplaatst.

Er werd voorafgaand bij de vennoten een informatieve, maar niet bindende interessepeiling georganiseerd; Op de vraag ‘Zou jouw stad/ gemeente (opnieuw) instappen bij een volgende raamovereenkomst?’ antwoordden 6 lokale besturen ‘ja’, 4 lokale besturen ‘niet zeker’ en 3 lokale besturen (met een eigen overeenkomst fietsleasen) ‘neen’. Van 8 lokale besturen ontvingen wij geen antwoord op onze bevraging.

Deze cijfers zijn louter indicatief en bieden geen enkele garantie of verbintenis vanwege de aanbestedende overheid. Ze dienen enkel om kandidaat-inschrijvers een inschatting te geven van de mogelijke omvang van de opdracht. Bij een lager facturatievolume dan verwacht, kan de leverancier hiervoor geen schadevergoeding eisen.

Maximale hoeveelheid: Om te voldoen aan de vereisten inzake transparantie, vrije mededinging en het verbod op misbruik van raamovereenkomsten, wordt een maximumplafond van 1.200 leasefietsen opgelegd. Dit is een cumulatief maximum voor alle deelnemende BAO’s. Zodra deze limiet is bereikt, kunnen geen bijkomende afroepbestellingen meer worden geplaatst.

Wijzigingen aan dit plafond zijn enkel toegestaan mits schriftelijke overeenkomst tussen alle betrokken partijen, conform de Belgische wetgeving en richtlijn 2014/24/EU. Exclusiviteit: Deze raamovereenkomst verleent geen exclusiviteit aan de opdrachtnemer. Binnen het werkingsgebied zijn momenteel reeds andere fietsleasecontracten actief.

Zo loopt de huidige raamovereenkomst via SOLVA nog tot 28/08/2026, met een laatste instapmogelijkheid eind 2025. Daarnaast beschikken verschillende begunstigde aanbestedende overheden (BAO’s) over eigen leasecontracten of stellen zij fietsen rechtstreeks ter beschikking aan hun personeel.

De opdrachtnemer kan uit deze raamovereenkomst geen uitsluitend recht afleiden om fietsleasingdiensten aan te bieden binnen het vermelde werkingsgebied, noch enige garantie op afname of marktaandeel.