Digitalization of Ongoing Case Files for Rendsburg-Eckernförde District Administration

Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in dem genannten Fachdienst der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde. A. Einen der Bereiche, die es zu digitalisieren gilt, stellt der Fachdienst Infrastruktur (Straßenbau) dar. Der Kreis Rendsburg-Eckernförde führt hier derzeit die elektronische Akte mit dem Dokumentenmanagementsystem „ENAIO“ der Firma Optimal Systems.

Damit die elektronische Akte zielgerichtet eingesetzt werden kann, ist es zwingend erforderlich, die laufenden Fallakten im Bestand des genannten Fachdienstes komplett zu digitalisieren und in ENAIO abzulegen B. Darüber hinaus ist geplant, auch in den restlichen relevanten Fachdiensten des Kreises Rendsburg-Eckernförde ebenso zu verfahren und die laufenden Fallakten zu digitalisieren.

Dies ist über einen Zeitraum von 3-4 Jahren geplant. Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen), A. ca. 2.800 laufenden Fallakten (s. Aktenstatistik) des Fachdienstes Infrastruktur (Straßenbau) und B. ca. 41.100 laufenden Fallakten (s.

Aktenstatistik) der restlichen Fachdienste/Fachgruppen. Eine Abrufverpflichtung von Seiten des Auftraggebers liegt nicht vor. Für diese Rahmenvereinbarung gilt folgender Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum: 1.275.000€ netto. Bei Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vorgesehenen Laufzeit.