Framework Agreement for Conference Facilities for Minimum 800 Participants

Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung von Tagungsräumlichkeiten für min. 800 Teilnehmende. Die KVBW organisiert pro Jahr eine Personalversammlung, sodass in 4 Jahren 4 Veranstaltungen stattfinden sollen. Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 239.200 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 294.400 Euro aus.

Die KVBW beabsichtigt den jeweiligen Rahmenvertrag mit 3 Auftragnehmern abzuschließen.

Der Abruf der entsprechenden Leistungen erfolgt in Form des nachfolgend beschrieben Prozesses: - Die in einem Rahmenvertrag befindlichen Rahmenvertragspartner werden unter Benennung des konkreten Bedarfs, der geplanten Teilnehmerzahl und den sonstigen Rahmenbedingungen zur jeweiligen Veranstaltung einheitlich angeschrieben und zur Rückmeldung der Kapazitäten aufgefordert.

- Die Rahmenvertragspartner haben daraufhin zu prüfen, ob entsprechende Kapazitäten vorhanden sind, ob die Veranstaltung zu dem geplanten Termin entsprechend der vertraglich geschuldeten Leistung umgesetzt werden kann und lassen der KVBW innerhalb der im Anschreiben definierten Frist eine Rückmeldung zukommen.

- Die Auswahl des Rahmenvertragspartners erfolgt in erster Linie nach der Verfügbarkeit der Veranstaltungsräumlichkeiten. - Bei der Verfügbarkeit mehrerer Veranstaltungsräumlichkeiten erfolgt die Auswahl nach dem wirtschaftlichsten Angebot des Ausschreibungsverfahrens.

Sollten für einzelne Abrufe zusätzliche Leistungen, die über die Mindestanforderung gemäß dieser Leistungsbeschreibung hinausgehen, gewünscht werden, so werden diese im Rahmen der Anfrage konkret benannt. In diesen Fällen erfolgt die Auswahl des zu beauftragenden Rahmenvertragspartners auf Basis des günstigsten Angebots.