Finnish Digital and Population Data Services Agency Seeks Printing and Distribution Services for Suomi.fi Messages

Hankinnan kohteena ovat DVV:n tuottamaan Suomi.fi-viestit palveluun liitännäiset tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelut ("Suomi.fi-viestit TKJ-palvelu"). DVV tuottaa Suomi.fi-viestit palvelua perustuen lakiin hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016) eli ns. "tukipalvelulaki".

Hankittavassa palvelussa on kyse tukipalvelulain 3.1 §:n 7-kohdan mukaisesta viestinvälityspalvelusta ja tarkemmin ottaen viestinvälityspalvelun kirjepostitusominaisuudesta, jossa valituksi tuleva toimittaja vastaa Suomi.fi-palvelun käyttäjäorganisaatioiden kirjeitse lähetettävien Suomi.fi-viestien tulostuksesta, kuorituksesta sekä jakelusta loppukäyttäjille, joita ovat kansalaiset ja organisaatiot.

Hankinta on jaettu kahteen erilliseen osa-alueeseen: 1) Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu sekä 2) todisteellisten tiedoksiantojen toimittaminen. Tarjouksen voi jättää joko osa-alueelle 1, osa-alueelle 2 tai molemmille osa-alueille.

Osa-alueen voittajan kanssa tehdään hankintasopimus, jonka kesto on 3 vuotta ja sopimukseen on varattu lisäksi DVV:n optio-oikeus jatkaa sopimusta joko yhdellä tai kahdella vuodella. Hankinnan euromääräinen ennakoitu arvo viiden vuoden osalta on osa-alueella 1 n. 42 miljoonaa euroa ja osa-alueella 2 n. 800 000 euroa.

Sopimuskauden aikainen volyymien kehittyminen riippuu Suomi.fi-viestien käyttäjämäärien kehityksestä ja mahdollisten uusien asiakasorganisaatioiden liittymisestä Suomi.fi-viestien ja TKJ-palvelun käyttäjiksi. DVV arvioi, että sopimuskauden vuosittainen kirjevolyymi on osa-alueella 1 n. 3–6 miljoonaa kirjettä/ vuosi. Osa-alueella 2 todisteellisten tiedoksiantojen vuosivolyymi tarjouspyynnön julkaisuhetkellä on n.

12 000 kappaletta, jonka arvioidaan pienentyvän noin 15 % vuosittain. Palvelun tosiasiallinen euromääräinen arvo perustuu toimitettavien paperitulosteiden ja -kirjeiden toteutuneeseen määrään sopimuskauden aikana, jonka ennustettavuutta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä "Palvelukuvaus".

Hankinnan kohde (molempien osa-alueiden osalta) ja siihen sisältyvät vaatimukset on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä., 1: Tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelut Hankinnan kohteena ovat Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu (TKJ-palvelu). Osa-alueen 1 TKJ-palvelu sisältää mm.

seuraavat toiminnallisuudet: Suomi.fi-viestien palveluun välittämien viestien tulostuksen, kuorituksen ja jakelun asiakasorganisaatioiden tekemien valintojen mukaisesti: - Viestien lajittelu jakelupalvelun toimittajan (mahdollinen alihankkija) edellyttämään tulostusjärjestykseen - Tulostuspalvelut hinnaston mukaisista tuotteista ja palveluista (erilaiset tulosteet ja niihin liittyvät ominaisuudet).

- Kuorituspalvelut hinnaston mukaisista tuotteista ja palveluista (erilaiset kuoret ja niihin liittyvät ominaisuudet) - Postilaissa tarkoitetun postiyrityksen jakelupalvelut hinnaston mukaisille tuotteille - Yhteydenpito Tilaajan ja asiakasorganisaatioiden kanssa - Asiakasrekisterin ylläpito ja laskutuspalvelu asiakasorganisaatioille tehtävän laskutuksen osalta - Tilojen ja laitteiston sekä henkilöstön toiminta vaatimustenmukaisesti - Varautumistoimenpiteet ja varautumissuunnitelman ylläpito - Tilaajan määrittelemien tarvittavien lokien muodostuminen asianmukaisesti ja vaatimusten mukaisina - Raportointipalvelut Tilaajalle ja asiakasorganisaatioille määritellyn mukaisesti - Tukipalvelut Tilaajalle ja asiakasorganisaatioille - Virheellisten aineistojen ja säilytysajan ylittäneiden aineistojen tuhoaminen ja tuhoamisilmoitusten tekeminen Palvelua, pois lukien postiyritysten tuottamat jakelupalvelut, johon sovelletaan postilainsäädännössä säädettyä, tulee tuottaa kokonaisuudessaan tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät vaatimukset huomioiden.

Osa-alueen hankinnan kohde ja siihen liittyvät tarkemmat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä., 2: Todisteelliset tiedoksiannot Todisteellisella tiedoksiannolla tarkoitetaan Hallintolain (434/2003) 60 § mukaista postitse toimitettavaa tiedoksiantoa, joka luovutetaan saantitodistusta vastaan. Hankittavan palvelun tulee olla esimerkiksi vastaava kuin Postin saantitodistuskirje.

Osa-alueen 2 TKJ-palvelu sisältää mm.

seuraavat toiminnallisuudet: Hankittavan palvelun tulee sisältää tarvittavien kirjeiden tulostuksen, kuorituksen ja jakelun lisäksi seuraavat palvelut; - Todisteellisen tiedoksiannon saapumisilmoituksen toimitus/ jakelu loppukäyttäjälle - Todisteellisen tiedoksiannon luovutus loppukäyttäjälle tai hänen valtuuttamalleen henkilölle saantitodistusta vastaan - Automaattisesti sähköisen rajapinnan kautta toimitettavat yksilöityyn lähetystunnukseen perustuvat lähetyksen seurantatiedot, esim; tulostettu, toimitettu jakeluun, odottaa noutoa, noudettu, palautettu lähettäjälle - Lähetyksen luovutuksesta lähettäjälle toimitettavasta tilatiedosta tulee ilmetä lähetyksen luovutusaika ja tieto siitä, kenelle lähetys on luovutettu.

- Toimittajan, tai vaihtoehtoisesti todisteellisen tiedoksiannon jakelijan järjestelmään tallentuvat sähköiset saantitodistukset tulee säilyttää järjestelmässä viiden vuoden ajan. - Asiakasorganisaatioiden on mahdollista saada tarvittaessa sähköinen kopio tallennetuista sähköisistä saantitodistuksista ilman eri veloitusta.

Sähköinen kopio tulee olla haettavissa lähetystunnuksen tai seurantatietojen perusteella, jotka asiakasorganisaatiolle on toimitettu todisteellisen tiedoksiannon onnistuneen toimituksen yhteydessä. Osa-alueen hankinnan kohde ja siihen liittyvät tarkemmat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä.,