Market Consultation for Surplus Food Logistics Services in Hämeenlinna

TIETOPYYNTÖ / MARKKINAKARTOITUS: Hävikkiruoan logistiikka Olemme tekemässä Hämeenlinnasta Suomen parasta julkista hankkijaa! Näin ollen haluamme, että tässä tietopyynnössä kuvattu mahdollinen tuleva hankintammekin tulee olemaan Suomen paras.

Siihen tarvitsemme avuksi toimijoita, jotka arvostavat rehellistä ja avointa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa, jotka nauttivat kilpailusta ja jotka haluavat edustaa oman alansa huippua. Kaikki tässä ilmoituksessa olevat tiedot ovat alustavia, joten ne eivät sido Hämeenlinnan kaupunkia mitenkään. Tietopyynnöllä selvitetään mahdollisen hankinnan toteuttamista ja kerätään tietoa hankintaa varten.

Tietopyynnön tavoitteena on saada tietoa alan toimijoista, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. HANKINNAN ALUSTAVA KUVAUS Hämeenlinnan kaupunki kilpailuttaa hävikkiruon jakelun kuljetuspalvelun siten, että sopimuskausi alkaisi viimeistään 31.7.2026.

Hankinnan tavoitteena on toteuttaa hävikkiruoan kylmäjakeluketju ja varastointi Hämeenlinnassa ja mahdollisesti Janakkalassa sekä Hattulassa. Kanta-Hämeen ruoka-avun kylmäjakeluketjun palveluntuottaja vastaa vähittäis- ja tukkuliikkeiden ylijäämäruoan (hävikkiruoka) kuljettamisesta ja välivarastoinnista osana vähävaraisille kuntalaisille kohdistuvaa hävikkiruoka jakelutoimintaa.

Kylmäkuljetusta vaativien tuotteiden lisäksi jaettavana on myös lämpimässä säilytettäviä elintarvikkeita kuten leipää, jauhoja, säilykkeitä ja muuta kuivaruokaa. Lisäksi hankinnan tavoitteena, että hankinnassa edellytetään työllistämisehtoa. Palveluntuottajaksi valittu sopii käytännöistä rekisteröityjen ruoka-aputoimijoiden Hyvän Tahdon Ruokajakeluverkoston (HTR) jäsenten kanssa.

Nyt kilpailutettavan hankinnan palveluntuottajan tehtävä on noutaa hävikkiruoat lahjoittajaorganisaatioilta (vähittäiskaupat ja tuottajat) kylmäkuljetukseen sopivilla ajoneuvoilla ja joko A) toimittaa ruoat heti ruoka-aputoimijoille jaettavaksi tai B) välivarastoida ne turvallisesti kylmäketjun katkeamatta ja kuljettaa ruoat sovitusti edelleen ruoka-aputoimijoille.

Toiminnassa tarvitaan minimissään kaksi (2) kylmäkuljetusajoneuvoa ja 1,5 – 2 kuljettajaa sekä vähintään 100 m2 elintarviketilaksi rekisteröityä varastototilaa, kylmälaitteella varustettu kontti sekä riittävästi jääkaappeja, pakastimia ja kuivasäilytykseen soveltuvia hyllyjä ja kaappeja.

Toiminnasta on tehtävä asianmukainen ilmoitus elintarvikejakelusta ja varastoinnista alueen terveystarkastajalle, joka hyväksyy käytettävät tilat, välineet ja toimintamenetelmät. Toimijan on pidettävä ajantasaista omavalvontasuunnitelmaa ja toteutettava sen edellyttämiä toimintoja osana arkea. Vuosittain ajettavat ajokilometrit kahdella ajoneuvolla ovat arviolta noin 47 000 km.

Toinen ajoneuvo tarvitaan noin 1-2 kertaa viikossa tehtäviin teollisuusnoutoihin Kanta-Hämeen ulkopuolelle ja sille tulee ajokilometrejä noin 17 000. Toinen ajoneuvo suorittaa viitenä päivänä viikossa Kanta-Hämeen alueen kaupoista noutoja 60-80 kohteesta ja jakaa sen ruoka-apua jakavalle taholla. Ajokilometrejä kertyy noin 30 000.

ILMOITTAUTUMINEN Kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittamaan kiinnostuksensa mahdolliseen hankintaan osallistumisesta Tarjouspalvelu-portaalin kautta. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytyksenä mahdolliseen myöhemmin järjestettävään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Ilmoittautumiset pyydetään tekemään 10.3.2026 klo 15.00 mennessä.

MARKKINAVUOROPUHELU TILAISUUS Ilmoittautuneiden toimittajien kanssa sovitaan erilliset markkinavuoropuhelutilaisuudet maalis-huhtikuun aikana. Tilaisuudet pidetään Teams -palavereina. Alustava tarjouspyyntömateriaali lähetetään tietopyyntöön vastanneille ja markkinavuoropuhelutilaisuuteen kutsuttaville toimittajille etukäteen tutustuttavaksi.

Jos ilmoittautuneita tulee paljon, hankintayksikkö arvioi ja valitsee markkinavuoropuhelukeskusteluihin parhaiten tilaajan tarpeisiin soveltuvaa neljä (4) toimittajaa. Mikäli toimittajia on vähemmän, kutsutaan kaikki markkinavuoropuheluun.

MUUT TIEDOT Tämä ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten tämän ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Tämä ilmoitus ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan mahdollisessa tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.,