Student Housing Management System Procurement for Modernizing Operations

Hankinnan tavoitteena on nykyaikaistaa yhtiön toiminnanohjausta, suoraviivaistaa ja tehostaa asuttamisen prosesseja ja helpottaa kiinteistöjen ylläpidon käytänteitä. Nykyinen järjestelmä ei enää vastaa yhtiön tarpeisiin liiketoiminnan kehittämisessä. Tilaaja Pirkan Opiskelija-asunnot Oy on hankkimassa toiminnanohjausjärjestelmää.

Järjestelmässä käsitellään asiakas- ja sopimustietoja, pidetään yllä kiinteistö- ja henkilörekistereitä, tehdään ja ylläpidetään vuokrasopimuksia sekä hoidetaan vuokrareskontraa. Hankinnan tavoitteena on nykyaikaistaa toiminnanohjausta, suoraviivaistaa ja tehostaa asuttamisen prosesseja ja helpottaa kiinteistöjen ylläpidon käytänteitä.

Nykyinen järjestelmä ei enää vastaa Pirkan Opiskelija-asunnot Oy:n tarpeisiin liiketoiminnan kehittämisessä. Nykyinen järjestelmä ei vastaa tilaajan tarpeisiin erityisesti seuraavilta osin: Tekoälyn hyödyntäminen - Tekoälyn hyödyntäminen laajemmin asukasvalinnassa ja asuttamisessa tukee tilaajan liiketoiminnan kehittämistä ja asuttamisen tehostamista.

Automatisoidut tietojen poistot - Automatisoidut henkilötietojen poistot GDPR-lainsäädäntö hyödyntäen tehostaa asiakasrekisterin hallintaa ja vähentää merkittävästi manuaalista työtä, sekä lisää henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyyttä.

Teknisen ylläpidon työnohjauksen tehostaminen - Parannuksilla vikailmoitusten ja asuntotarkastusten käsittelyyn tavoitellaan tehokkaampaa työnjohtoa ja lyhyempiä tyhjäkäyntijaksoa asukkaiden välissä, sekä manuaalisen työn vähentämistä. Hankintapäätöstä ennen on tehty markkinakartoitus.

Markkinakartoitus toteutettiin pyytämällä valittuja viiden ohjelmiston toimittajaa täyttämään tilaajan vaatimusmäärittelytaulukko tammi-helmikuussa 2026. Valituista toimittajista neljä vastasi. Markkinakartoituksen perusteella Sofitum Oy:n Aulaan-järjestelmä on ainoa toiminnanohjausjärjestelmä joka täyttää tilaajan vaatimukset ilman merkittävää lisäkehitystyötä, joka lisäisi hankinnan kustannuksia merkittävästi.

Tilaaja (Pirkan Opiskelija-asunnot Oy) on tehnyt sopimuksen toiminnanohjausjärjestelmän Aulaan hankkimisesta Sofitum Oy:lta. Muiden toimittajan ratkaisuista ei löytynyt järjestelmää, joka täyttäisi tilaajan vaatimukset. Erityisesti seuraavat ominaisuudet muodostuivat ratkaiseviksi erottelutekijöiksi toimittajien välillä, sillä mikään muu järjestelmä kuin Aulaan ei pysty täyttämään kaikkia seuraavista vaatimuksista.

Järjestelmän ominaisuudet - Käyttäjällä on käytössään yksi ohjelmisto. Ohjelmistossa voi olla integroituna kumppaneiden toimittamia toimintoja, mutta käyttö ei vaadi eri ohjelmistojen välillä vaihtamista. - Järjestelmässä on eritelty asiakasrekisteri ja hakijarekisteri. - Järjestelmään on mahdollista ajastaa automatisoidut GDPR-poistot. Henkilötietojen poistaminen ei vaikuta raportointiin.

Asuttaminen, reskontra ja viestintä - Järjestelmässä on laajat valmiudet tekoälyn käyttöön ja hyödyntämiseen. Tekoälyä hyödynnetään käyttäjän apuna sisäänrakennettuna tekoälyavustajana. Asuttamisessa tekoälyä hyödynnetään hakijasuositusten muodostamisessa, hakijoiden ja asuntojen suosittelussa asukasvalintaa tekevälle. Tekoäly ei tee mitään päätöksiä.

- Asuttamisessa voidaan hyödyntää tilaajan omaa asukasvalinnan pisteytystä. - Vuokrareskontran hoito ja laskutus toteutetaan toiminnanohjausjärjestelmässä. Automatisoidut viitteiden kohdistukset ja sopimuslaskutus. - Vuokran ja vakuuden maksaminen on mahdollista sähköisesti.- Asiakkaiden käyttämät lomakkeet, kuten palvelupyynnöt, vikailmoitukset ja häiriöilmoitukset on kieliversioitu suomeksi ja englanniksi.

- Asiakkaille tarkoitetut toiminnot täyttävät digipalvelulain saavutettavuusvaatimukset. - Asukassivusto toteutetaan sekä natiivisovelluksella että selainpohjaisena Tekninen ylläpito - Vikailmoitukset voidaan kiireellisyysluokitella ja luokitus voidaan näyttää asukkaalle. Ilmoitukselta on mahdollista pyytää lisätietoja asukkaalta.

- Samaan ilmoitukseen voidaan liittää useita työnsuorittajia - Tilaaja hallitsee kumppanien pääsyä ja käyttöoikeuksia - Poismuuttotarkastukselta on mahdollista luoda raportti, johon valitaan asukkaalle lähetettävät kuvat.