DTU Seeks Conference and Meeting Service Providers to Complement Existing Framework

Med nærværende udbud tilstræber Danmarks Tekniske Universitet (DTU) at supplere den eksisteren-de SKI-aftale vedrørende konferencer, seminarer og møder. Formålet er at sikre en fuldstændig dæk-ning af universitetets behov inden for kategorien samt at opnå fuld overensstemmelse (100% compli-ance) med gældende indkøbsrammer og spend.

Det bemærkes, at leverandører, der allerede er omfattet af SKI-aftalen, ikke opfordres til at afgive til-bud i forbindelse med dette udbud. Disse leverandører vil pr. automatik indgå i DTU’s samlede porte-følje og vil kunne byde ind på arrangementer via Meeting Manager-systemet. Den samlede aftaleportefølje med SKI aftaler og aftaler i nærværende udbud forventes at starter op d. 1. april 2026.

Samtlige reservationer, forespørgsler og bookinger – uanset om disse initieres under SKI- eller DTU-regi – skal håndteres gennem Meeting Manager. Ved henvendelser uden for systemet er leverandøren forpligtet til at afgive tilbud via Meeting Manager, således at alle transaktioner registreres og doku-menteres i overensstemmelse med DTU’s interne procedurer.

DTU’s samlede årlige udgifter til eksterne møder og konferencer i Danmark forventes at overstige 20 mio. DKK ekskl. moms, baseret på historiske omsætningstal for 2024 og 2025. Dette estimat er ikke bindende og kan variere i aftaleperioden. Den maksimale omsætning under aftalen er fastsat til 20% over det forventede spend, hvilket afspejler usikkerhed vedrørende fremtidige prisniveauer og behov.