Request for Information on Event Management System Procurement for 2026

TIETOPYYNTÖ / Kysely- ja tapahtumahallintajärjestelmän hankinta 2026 1 JOHDANTO Pyydämme teitä toimittamaan vastauksenne tähän kysely‑ ja tapahtumahallintajärjestelmän hankinnan suunnittelua koskevaan tietopyyntöön. Arvostamme suuresti kaikkia saamiamme vastauksia, ja jokainen niistä huomioidaan mahdollisen kilpailutuksen valmistelussa.

Tällä tietopyynnöllä haluamme kartoittaa toimittajien tarjontaa järjestelmistä, jotka tukevat ja tarjoavat sujuvan sekä tarkoituksenmukaisen käyttökokemuksen loppukäyttäjälle. Tarkemmat tiedot hankinnna kohteesta löytyvät tämän tietopyynnön liitteestä 1 ”Tietopyynnön kysymykset”. Hankinnan loppukäyttäjänä toimii Istekki ja sen omistaja‑asiakkaat.

Samalla pyrimme tutustumaan markkinatilanteeseen, järjestelmän käyttöön mahdollisesti liittyviin tuotteisiin sekä sopimus- ja kaupallisiin ehtoihin, kuten hinnoitteluun. 2 MARKKINAVUOROPUHELUN JÄRJESTÄMINEN Tietopyynnön vastauksien perusteella järjestään markkinavuoropuhelutilaisuuksia, joissa toimittajat voivat esitellä omia palveluitaan, tuotteitaan ja vaihtoehtojaan kilpailutuksen kohteen toteuttamiselle.

Tämän tietopyynnön vastauksien perusteella Istekki valitsee arviolta noin 3–5 tarjoajaa markkinavuoropuheluun. Mahdolliset markkinavuoropuhelutilaisuudet järjestetään 24.3.2025 tilaajan ilmoittamana ajankohtana. Jos markkinavuoropuhelutilaisuuksia järjestetään, ne toteutetaan suomen kielellä. Istekki toimittaa tilaisuuksiin valituille yrityksille tarkemmat aikataulut sekä Teams‑kokouslinkin myöhemmin.

Toimittajille voidaan esittää myös lisätietokysymyksiä. Huomioittehan, että tässä tietopyynnössä esitetyt tiedot, kuvaukset ja arviot varsinaisen kilpailutuksen julkaisuajankohdasta ovat alustavia ja suuntaa antavia. Lopulliset aikataulut tarkentuvat valmistelun edetessä. 3 TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Pyydämme toimittamaan vastauksenne sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@istekki.fi viimeistään 18.3.2026 klo 12.00.

Tietopyyntöön vastataan tämän tietopyynnön liiteenä (liite 1) olevalla lomakkeella "Tietopyynnön kysymykset". Lähetä lomake täytettynä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen määrä-aikaan mennessä. Kaikki tietopyyntöön saapuneet vastaukset otetaan huomioon tarjouspyynnön valmistelussa, ja ne ovat tärkeä osa kokonaisuuden hahmottamista.

On hyvä huomioida, että tämä tietopyyntö ei velvoita Istekki Oy:tä toteuttamaan hankintaa tässä asiakirjassa tai sen liitteissä esitetyllä tavalla. Mahdollinen tarjouskilpailu voidaan myös jättää järjestämättä. Tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdollisiin esittelytilaisuuksiin osallistumisesta ei makseta erillistä korvausta.

Haluamme vielä korostaa, että kyseessä on tietopyyntö, ei ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on tutustua markkinatilanteeseen ja kerätä hankinnan kohteeseen liittyvää tietoa tulevan kilpailutuksen suunnittelun tueksi.

Tietopyyntöön vastaaminen on vapaaehtoista, eikä se ole edellytys mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiselle tai sido Istekkiä julkaisemaan tarjouskilpailua. Samalla arvostamme suuresti toimittajien tarjoamaa tietoa, sillä se auttaa meitä rakentamaan tulevasta kilpailutuksesta mahdollisimman toimivan ja selkeän kokonaisuuden.,